omgaan met persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn uw zaak en Psychologenpraktijk Wanda Visscher vindt het belangrijk u hierover vooraf duidelijkheid te geven.

Bij het invullen van het (https) webformulier wordt voordat u het verstuurt gevraagd of u akkoord gaat met hetgeen hieronder is beschreven. Door het vakje aan te vinken en de gegevens te versturen gaat u akkoord met onderstaande manier van omgaan met uw gegevens.

Uiteraard zijn uw persoonsgegevens in goede handen bij ons. Vóórdat u deze gegevens aan ons verstrekt is het belangrijk dat u zich realiseert:

Psychologenpraktijk Wanda Visscher heeft één behandelaar die tevens verantwoordelijk is voor alle administratieve handelingen en geheimhoudingsplicht heeft, net zoals uw huisarts of specialist.

Gegevens van het webformulier

De gegevens worden (na uw goedkeuring) via reguliere email naar de praktijk gestuurd. Een automatische bevestiging wordt gestuurd naar het opgegeven email adres. De door u ingevulde gegevens worden in eerste instantie gebruikt om contact met u op te nemen.

De betreffende email zal na dat contact vernietigd worden, tenzij u akkoord gaat om op de wachtlijst te worden geplaatst. In het geval vindt vernietiging plaats nadat een concrete datum voor een afspraak is gemaakt.

Tussentijdse correspondentie met u

Waar dit medische gegevens betreft zal dit worden gecommuniceerd met een beveiligd email systeem, waarbij u een afzonderlijke code per email of SMS krijgt toegestuurd. Waar dit correspondentie betreft zoals het maken van een afspraak vindt dit telefonisch of via standaard email plaats. Indien u dit ook via de beveiligde manier wilt laten doen dient u dit aan te geven.

Verwerking en opslag van gegevens

Er wordt gebruik gemaakt van de volgende systemen:

Beide systemen draaien ‘stand-lone’ en zijn alleen door een wachtwoord te benaderen. Back-ups worden direct na bijwerken van de systemen gemaakt. Er wordt gebruik gemaakt van een antivirus programma.

Afspraak gemaakt

De door u aangeleverde gegevens worden ingevoerd in het:

Afhankelijk van de inschatting van de psycholoog zal per reguliere email de afspraak worden bevestigd en mogelijk een uitnodiging voor het on-line invullen van een vragenlijst worden verstuurd. Het invullen van de on-line vragenlijst gebeurt in een beveiligde omgeving en de gegevens worden rechtstreeks geïmporteerd in het Elektronisch patiënten systeem.

Tevens wordt een papieren dossier gemaakt, bestaande uit een voorblad, de verwijzing, privacyverklaring en het behandelplan. Dit dossier is niet toegankelijk voor derden.

Sessies

Bij de eerste sessie wordt mogelijk via de beschermde omgeving een on-line vragenlijst bij u aangeboden.

Tijdens de sessies gemaakte aantekeningen en behandelplan worden aan het dossier toegevoegd.

Naar de verwijzer wordt via een beschermde omgeving, vanuit het Elektronisch Patiënten systeem een melding gestuurd dat de behandeling is gestart.

Einde behandeling

Mogelijk wordt via de beschermde omgeving (wederom) een on-line vragenlijst bij u aangeboden. Indien u de resultaten hiervan toegestuurd wilt krijgen kunt u dat aangeven.

Aan de verwijzer wordt via een beschermde omgeving, vanuit het Elektronisch Patiënten systeem een afsluitende huisartsenbrief gestuurd.

Via een beschermde omgeving wordt de declaratie via VECOZO bij de zorgverzekering ingediend.

Archivering

De bewaartermijn van de gegevens is wettelijk vastgelegd en bedraagt 15 jaar. Daarna vindt jaarlijks opschoning plaats en worden schriftelijke dossiers en elektronische registraties vernietigd.

Gedurende die periode is het mogelijk de betreffende gegevens door u in te zien. Nadat u het verzoek heeft gedaan zal binnen vier weken een afspraak worden gemaakt.

Gegevens opgevraagd door derden

Er worden geen gegevens verstrekt of uitgewisseld met derden, zonder dat u daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Voordat die informatie wordt verstrekt wordt dit wederom met u gecommuniceerd en wordt toestemming voor de inhoud gevraagd. De Nederlandse Zorgautoriteit (NZA) heeft hiervoor jaarlijks een bijgewerkt overzicht van de daarvoor aan die derde door te berekenen kosten.

Aanpassen en verwijderen van gegevens

Als er in uw dossier gegevens staan die naar uw idee onjuist, verouderd of onvolledig zijn, kunt u uw behandelaar vragen deze te veranderen. Wanneer hij het daar niet mee eens is of als u om andere redenen iets aan het dossier wilt toevoegen, kunt u uw commentaar in het dossier laten opnemen.

Voor het bewaren van de gegevens zijn wij gebonden aan de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar op grond van de Wgbo. Na deze 15 jaar zal per jaar vernietiging plaatsvinden.

‘No show’ declaraties

De declaratie van de kosten die in rekening worden gebracht bij niet tijdig afzeggen van een afspraak zullen per email of post naar u worden gestuurd.

Indien u de kosten zelf wilt betalen

In dat geval zijn alleen de aangeleverde gegevens van het webformulier nodig. De gegevens worden verwerkt en in het Patiënten overzicht systeem (t.b.v. de afspraken) ingevoerd. Het papieren dossier is identiek zoals hierboven vermeld maar is beperkter, er is geen verwijzing en er vindt geen communicatie met een eventuele verwijzer plaats. Declareren gebeurt door de NAW en bedrag in te voeren in het Elektronisch Patiënten systeem die een rekening (pdf) genereert die u per email of post krijgt toegestuurd.

Niet voldoen aan betalingsverplichting

Indien niet voldaan wordt aan de betalingsverplichting is het mogelijk dat deze gegevens ter inning aan derden wordt verstrekt, nadat u hiervan op de hoogte bent gesteld.

Uitzonderingen

Mocht u specifieke zaken willen uitsluiten van deze werkwijze moet u dat zelf aangeven.